Privacystatement
PRIVACYVERKLARING DE OLDE SIGNORIE
Versie: oktober 2026
Bij De Olde Signorie vinden we jouw privacy belangrijk. Wanneer je onze website bezoekt, een reservering maakt of contact met ons opneemt, verwerken we bepaalde persoonsgegevens. We gaan zorgvuldig en discreet met deze gegevens om en gebruiken ze alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens kunnen delen en welke rechten je hebt.
1. WIE ZIJN WIJ?
De Olde Signorie is een kleinschalig logement, gevestigd aan de Ossekop 13, 8911 LE Leeuwarden. De onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83096353. De onderneming achter De Olde Signorie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
Website: www.deoldesignorie.nl
E-mailadres: [email protected]
Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?
Afhankelijk van je contact met De Olde Signorie kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:
2.1 Naam en eventuele bedrijfsnaam.
2.2 Adresgegevens, woonplaats en land, voor zover nodig voor de reservering, administratie of facturatie.
2.3 E-mailadres en telefoonnummer.
2.4 Reserveringsgegevens, waaronder aankomst- en vertrekdatum, gekozen salon, aantal gasten, reserveringsnummer en eventuele aanvullende wensen.
2.5 Betalingsgegevens, waaronder betaalstatus, betaalmethode en gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie.
2.6 Correspondentie via e-mail, WhatsApp, contactformulieren en andere communicatiekanalen.
2.7 Technische gegevens bij websitebezoek, zoals het IP-adres, browserinformatie en gegevens over het gebruik van de website, voor zover deze door onze website en de gebruikte diensten worden verwerkt.
2.8 Overige gegevens die je vrijwillig aan ons verstrekt en die relevant zijn voor je reservering of verblijf.
We vragen niet om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk. We verzoeken je om geen gevoelige persoonlijke informatie te delen wanneer dat niet nodig is voor je verblijf.
3. WAARVOOR GEBRUIKEN WIJ JOUW GEGEVENS?
3.1 Reserveringen verwerken. We gebruiken je gegevens om een reservering vast te leggen, te bevestigen, te wijzigen of te annuleren.
3.2 Je verblijf verzorgen. We gebruiken je gegevens om je te informeren over aankomst, toegang tot het pand, vertrek en praktische zaken tijdens je verblijf.
3.3 Betalingen en administratie. We verwerken gegevens voor betalingen, facturen, terugbetalingen, toeristenbelasting en onze financiële administratie.
3.4 Contact onderhouden. We gebruiken je contactgegevens om vragen te beantwoorden, verzoeken te behandelen en je tijdens je verblijf te kunnen bereiken wanneer dat nodig is.
3.5 Wettelijke verplichtingen nakomen. Sommige gegevens moeten we verwerken of bewaren vanwege fiscale, administratieve of andere wettelijke verplichtingen.
3.6 Onze website beheren en beveiligen. We verwerken waar nodig technische gegevens om de website goed te laten functioneren, misbruik te voorkomen en de beveiliging te ondersteunen.
3.7 Onze dienstverlening verbeteren. We kunnen informatie over vragen, ervaringen en opmerkingen gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren. Waar mogelijk doen we dit zonder persoonsgegevens te bewaren.
4. OP BASIS WAARVAN VERWERKEN WIJ GEGEVENS?
We verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
4.1 Uitvoering van een overeenkomst. Bijvoorbeeld om je reservering te verwerken, je verblijf mogelijk te maken en je hierover te informeren.
4.2 Wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld voor onze boekhouding en fiscale administratie.
4.3 Gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om onze dienstverlening te beveiligen, administratieve vragen af te handelen en ons bedrijf op een zorgvuldige manier te beheren. Daarbij houden we rekening met jouw privacybelangen.
4.4 Toestemming. Wanneer toestemming wettelijk noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of het ontvangen van elektronische marketingberichten, vragen we die vooraf. Je kunt toestemming altijd weer intrekken.
5. RESERVERINGEN VIA MYTOURIST EN BOEKINGSPLATFORMS
Voor onze reserveringsadministratie en digitale gastenomgeving maken we gebruik van MyTourist. Via dit systeem kunnen reserveringsgegevens worden verwerkt en kunnen gasten praktische informatie over hun verblijf ontvangen.
Wanneer je via een extern boekingsplatform reserveert, ontvangen we de persoonsgegevens die nodig zijn om je reservering uit te voeren. Het betreffende platform verwerkt daarnaast zelf persoonsgegevens volgens zijn eigen privacyverklaring.
We gebruiken de ontvangen gegevens uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. De precieze verantwoordelijkheden voor de gegevensverwerking hangen af van de afspraken met de betreffende dienstverlener.
6. BETALINGEN
Bij De Olde Signorie verlopen betalingen uitsluitend digitaal. We accepteren geen contante betalingen.
Voor het verwerken van online betalingen, betaalverzoeken en eventuele terugbetalingen kunnen we gebruikmaken van externe betaaldienstverleners en banken. Deze partijen verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn om betalingen veilig uit te voeren.
We ontvangen en bewaren de informatie die nodig is om een betaling te administreren, maar bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens.
7. CONTACT VIA WHATSAPP EN E-MAIL
We vinden persoonlijk en laagdrempelig contact belangrijk. Daarom kun je ons onder andere bereiken via WhatsApp en e-mail.
Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken we de gegevens die je daarbij verstrekt, zoals je naam, telefoonnummer, e-mailadres en de inhoud van je bericht.
We gebruiken deze informatie om je vraag te beantwoorden, afspraken vast te leggen of je verblijf goed te laten verlopen.
Bij het gebruik van WhatsApp verwerkt ook de aanbieder van deze berichtendienst gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. Deel daarom bij voorkeur geen gevoelige persoonsgegevens via WhatsApp.
8. MET WIE DELEN WIJ GEGEVENS?
We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, kunnen we gegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij reserveringen, betalingen, websitebeheer, hosting, communicatie, administratie en boekhouding.
Dit kunnen bijvoorbeeld MyTourist, externe boekingsplatforms, betaaldienstverleners, banken, hostingpartijen en administratieve dienstverleners zijn.
We delen uitsluitend gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken we waar vereist afspraken over de bescherming van die gegevens.
Daarnaast kunnen we persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde overheidsinstanties wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige rechtsgrond bestaat.
9. VERWERKING BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
Sommige externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken buiten de Europese Economische Ruimte.
Wanneer dit gebeurt, zorgen we ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en dat de vereiste waarborgen voor internationale gegevensdoorgifte worden toegepast.
Je kunt contact met ons opnemen wanneer je meer informatie wilt over de bescherming van je gegevens bij internationale doorgifte.
10. HOELANG BEWAREN WIJ GEGEVENS?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
10.1 Reserveringsgegevens bewaren we zolang dit nodig is voor de uitvoering van de reservering, de administratieve afhandeling en eventuele gerechtvaardigde vervolgdoeleinden.
10.2 Financiële administratie en bijbehorende gegevens bewaren we in beginsel zeven jaar, overeenkomstig de gebruikelijke fiscale bewaarplicht, tenzij een andere wettelijke termijn van toepassing is.
10.3 Correspondentie bewaren we zolang dat nodig is voor het beantwoorden van vragen, het afhandelen van klachten of het vastleggen van relevante afspraken.
10.4 Technische gegevens en cookiegegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor hun specifieke doel.
Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we deze, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of anderszins gerechtvaardigd is.
11. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongeoorloofde wijziging.
We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen en dienstverleners die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Ook houden we rekening met de beveiliging van de systemen waarmee we werken.
Geen enkel digitaal systeem is volledig vrij van risico's. Daarom blijven we aandacht besteden aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
12. COOKIES EN WEBSITEGEBRUIK
Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Dit zijn kleine bestanden of technische hulpmiddelen die ervoor zorgen dat de website goed functioneert of waarmee het gebruik van de website kan worden geanalyseerd.
12.1 Functionele cookies. Deze zijn nodig om de website en bepaalde functies, zoals het reserveringsproces, goed te laten werken. Hiervoor is in beginsel geen toestemming nodig.
12.2 Beperkt analytische cookies. Deze kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Wanneer ze geen of slechts geringe gevolgen hebben voor je privacy, kunnen ze onder de wettelijke voorwaarden zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt.
12.3 Overige analytische cookies en tracking cookies. Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming verplicht is, vragen we deze toestemming voordat ze worden geplaatst of geactiveerd.
12.4 Je kunt toestemming voor niet noodzakelijke cookies weigeren of later intrekken. Het weigeren van tracking cookies verhindert niet dat je onze website normaal kunt bezoeken.
12.5 Welke cookies daadwerkelijk worden gebruikt, voor welk doel en hoelang ze actief blijven, moet overeenkomen met de actuele instellingen van onze website en eventuele cookiemelding.
13. JOUW PRIVACYRECHTEN
Je hebt op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
13.1 Recht op inzage. Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
13.2 Recht op rectificatie. Je kunt onjuiste persoonsgegevens laten verbeteren.
13.3 Recht op verwijdering. Je kunt onder bepaalde omstandigheden verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.
13.4 Recht op beperking. Je kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
13.5 Recht op bezwaar. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld wanneer deze zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.
13.6 Recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt onder de wettelijke voorwaarden verzoeken om overdracht van persoonsgegevens.
13.7 Recht om toestemming in te trekken. Wanneer we gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je die toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Je kunt een verzoek indienen via [email protected]. We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of we veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. We informeren je dan tijdig.
Wanneer we redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen we aanvullende informatie vragen om deze vast te stellen. We vragen niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs.
14. KLACHTEN OVER PRIVACY
Heb je vragen of klachten over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op via [email protected]. We proberen eventuele problemen graag samen op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
15. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
De Olde Signorie neemt zelf geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die voor gasten rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
16. PRIVACY EN DISCRETIE TIJDENS JE VERBLIJF
16.1 Bij De Olde Signorie hechten we veel waarde aan privacy, rust en discretie. Wie bij ons verblijft, mag rekenen op een respectvolle en vertrouwelijke omgang met zijn of haar aanwezigheid.
16.2 We verstrekken geen informatie over reserveringen, de identiteit van onze gasten of hun aanwezigheid aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de gast hiervoor toestemming heeft gegeven of wij daartoe wettelijk verplicht of bevoegd zijn.
16.3 We respecteren de persoonlijke levenssfeer van onze gasten en stellen geen onnodige vragen over de reden of het doel van hun verblijf.
16.4 Ook na vertrek gaan we zorgvuldig en discreet om met informatie over onze gasten en hun verblijf.
17. WIJZIGINGEN IN DEZE PRIVACYVERKLARING
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke wetgeving veranderen.
De meest actuele versie is beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.
18. CONTACT
Voor vragen over deze privacyverklaring of het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
De Olde Signorie
Ossekop 13
8911 LE Leeuwarden
KvK 83096353
E-mail: [email protected]
Website: www.deoldesignorie.nl